Privacybeleid
Laatst bijgewerkt: maart 2026
Inleiding en Onze Privacybelofte
Bij Gilk8 hechten wij grote waarde aan de privacy van onze leden, bezoekers en iedereen die op welke manier dan ook met onze club en website in contact komt. Dit privacybeleid legt duidelijk en eerlijk uit welke persoonlijke gegevens wij verzamelen, hoe wij deze gebruiken, hoe lang wij ze bewaren en welke rechten u als gebruiker heeft over uw eigen informatie. Wij hebben dit document bewust geschreven in begrijpelijke taal omdat wij vinden dat privacybescherming transparant en toegankelijk moet zijn voor iedereen — niet verborgen in juridisch jargon dat niemand leest. Door gebruik te maken van gilk8.com of door lid te worden van onze club erkent u dat u dit privacybeleid heeft gelezen en begrepen.
Wie Wij Zijn en Hoe U Ons Kunt Bereiken
Gilk8 is een offline cybersportclub die opereert via de website gilk8.com en een fysieke clublocatie. Wij zijn de verwerkingsverantwoordelijke voor alle persoonlijke gegevens die worden verzameld via onze website en via de inschrijving als clublid. Dit betekent dat wij bepalen welke gegevens worden verzameld, voor welk doel en op welke manier. Als u vragen heeft over dit privacybeleid of over de manier waarop wij uw persoonlijke gegevens verwerken, kunt u te allen tijde contact met ons opnemen via contact@gilk8.com of via het contactformulier op onze website. Wij reageren op alle privacygerelateerde vragen persoonlijk en binnen een redelijke termijn.
Welke Persoonlijke Gegevens Wij Verzamelen
Wanneer u een account aanmaakt, een lidmaatschap afsluit, zich inschrijft voor een evenement of toernooi, of op een andere manier gebruik maakt van onze diensten, verzamelen wij persoonlijke informatie die noodzakelijk is om die diensten correct te kunnen leveren. Dit omvat uw volledige naam, e-mailadres, telefoonnummer, geboortedatum en betalingsgegevens. Voor deelname aan toernooien verzamelen wij ook uw gamingnaam en de titels waaraan u wilt deelnemen. Daarnaast verzamelen wij automatisch technische gegevens wanneer u gilk8.com bezoekt, zoals uw IP-adres, browsertype, apparaatinformatie en navigatiegedrag op onze website. Wij verzamelen uitsluitend gegevens die daadwerkelijk noodzakelijk zijn voor het leveren van onze diensten en gaan nooit verder dan wat strikt vereist is.
Hoe en Waarom Wij Uw Gegevens Gebruiken
De persoonlijke gegevens die wij verzamelen worden uitsluitend gebruikt voor duidelijk omschreven doeleinden die rechtstreeks verband houden met het leveren van onze clubdiensten. Wij gebruiken uw contactgegevens voor het beheren van uw lidmaatschap, het verwerken van betalingen, het sturen van bevestigingen en herinneringen voor evenementen, en het afhandelen van klantenserviceverzoeken. Uw gamingnaam en toernooigegevens worden gebruikt voor het organiseren en publiceren van toernooiresultaten en clubklassementen. Waar u expliciet toestemming heeft gegeven gebruiken wij uw e-mailadres voor het sturen van onze nieuwsbrief met informatie over aankomende evenementen, nieuwe programmaonderdelen en speciale aanbiedingen voor leden. Wij gebruiken uw gegevens nooit voor doeleinden die niet in dit privacybeleid zijn beschreven.
Rechtsgrond voor de Verwerking van Uw Gegevens
Wij verwerken uw persoonlijke gegevens alleen wanneer wij daarvoor een geldige rechtsgrond hebben onder de toepasselijke Europese privacywetgeving. Voor het beheren van uw lidmaatschap en het leveren van onze clubdiensten is de verwerking noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst tussen u en Gilk8. Voor het versturen van marketingcommunicatie en onze nieuwsbrief vertrouwen wij op uw vrijwillig gegeven toestemming die u op elk moment kunt intrekken. Voor het verbeteren van onze website en het waarborgen van de veiligheid ervan baseren wij ons op onze gerechtvaardigde belangen als organisatie, voor zover die belangen niet worden overschaduwd door uw eigen rechten en belangen. Voor het naleven van wettelijke verplichtingen op het gebied van belasting en administratie is de verwerking vereist door de wet.
Delen van Gegevens met Derden
Gilk8 verkoopt, verhuurt of verhandelt uw persoonlijke gegevens nooit aan derden voor commerciële of andere doeleinden. Wij delen uw informatie uitsluitend met de serviceproviders die strikt noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van onze activiteiten — waaronder onze betaalverwerker voor het verwerken van lidmaatschapsbetalingen, onze websitehostingprovider, en ons e-mailcommunicatieplatform voor het versturen van nieuwsbrieven en meldingen. Alle externe partijen waarmee wij samenwerken zijn zorgvuldig geselecteerd en gebonden aan gegevensverwerkingsovereenkomsten die hen verplichten uw informatie te verwerken in overeenstemming met de geldende privacywetgeving. In het geval dat wij wettelijk verplicht zijn uw gegevens te verstrekken aan bevoegde autoriteiten zullen wij u hiervan op de hoogte stellen voor zover de wet dit toestaat.
Beveiliging van Uw Persoonlijke Gegevens
De beveiliging van uw persoonlijke gegevens is een van de hoogste prioriteiten van Gilk8 en wij investeren continu in de technische en organisatorische maatregelen die nodig zijn om uw informatie te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, verlies of misbruik. Onze website maakt gebruik van SSL-encryptie voor alle gegevensoverdracht tussen uw browser en onze servers. Betalingsgegevens worden verwerkt via gecertificeerde betaalproviders en worden nooit in volledige vorm opgeslagen op onze eigen servers. De toegang tot persoonlijke gegevens binnen onze organisatie is beperkt tot medewerkers die deze informatie daadwerkelijk nodig hebben voor de uitvoering van hun werkzaamheden. Wij voeren regelmatig beveiligingscontroles uit om eventuele kwetsbaarheden tijdig te identificeren en te verhelpen en wij informeren u onmiddellijk in het geval van een datalek dat uw gegevens betreft.
Bewaartermijnen voor Uw Gegevens
Wij bewaren uw persoonlijke gegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld. Lidmaatschapsgegevens en transactierecords worden bewaard voor de duur van uw actieve lidmaatschap en voor een wettelijk vereiste periode daarna van doorgaans vijf tot zeven jaar voor belasting- en boekhoudkundige doeleinden. Toernooiresultaten en clubklassementen kunnen permanent worden bewaard als onderdeel van de officiële clubhistorie, maar worden in dat geval geanonimiseerd of beperkt tot uw publiek zichtbare gamingnaam tenzij u uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven voor volledige publicatie. Marketinggegevens worden bewaard totdat u uw toestemming intrekt of zich uitschrijft. Wanneer gegevens niet langer noodzakelijk zijn worden zij veilig verwijderd of geanonimiseerd zonder onnodige vertraging.
Uw Rechten als Betrokkene
Als lid of bezoeker van Gilk8 heeft u een aantal belangrijke rechten met betrekking tot uw persoonlijke gegevens onder de geldende Europese privacywetgeving. U heeft het recht op inzage in de gegevens die wij over u bewaren en op het ontvangen van een kopie daarvan in een duidelijk leesbaar formaat. U heeft het recht op correctie van onjuiste of onvolledige informatie. U heeft het recht op verwijdering van uw gegevens wanneer deze niet langer noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld, tenzij een wettelijke verplichting ons verplicht deze te bewaren. U heeft het recht om uw toestemming voor marketingcommunicatie op elk moment in te trekken zonder opgave van reden en zonder dat dit gevolgen heeft voor de rechtmatigheid van de verwerking die heeft plaatsgevonden voor de intrekking. U heeft tevens het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit als u van mening bent dat uw gegevens onjuist worden verwerkt. Om een van deze rechten uit te oefenen kunt u contact met ons opnemen via contact@gilk8.com.
Cookies, Wijzigingen en Slotbepalingen
Gilk8.com maakt gebruik van cookies om de werking van de website te waarborgen en om inzicht te krijgen in hoe bezoekers onze website gebruiken en navigeren. Noodzakelijke cookies zijn standaard actief omdat zij essentieel zijn voor de basisfunctionaliteit van het platform. Analytische en marketingcookies worden alleen geactiveerd met uw uitdrukkelijke toestemming via onze cookiemelding. U kunt uw cookievoorkeuren op elk moment aanpassen via de instellingen op onze website. Wij herzien en actualiseren dit privacybeleid periodiek om wijzigingen in onze gegevenspraktijken of de toepasselijke wetgeving te weerspiegelen — de datum bovenaan deze pagina geeft altijd aan wanneer het beleid voor het laatst is bijgewerkt. Bij significante wijzigingen informeren wij geregistreerde leden per e-mail. Door gebruik te blijven maken van gilk8.com na een update van dit beleid accepteert u de herziene voorwaarden. Voor alle vragen over dit privacybeleid kunt u ons bereiken via contact@gilk8.com.